급여명세서 서식 다운 & 항목별 작성법 (2021 개정)

고용노동부 급여명세서 서식 다운로드 파일을 업로드를 했습니다. 추가적으로 2021년에 개정되었던 ‘임금명세서 교부 의무화’에 대한 공문의 원문 내용을 바탕으로 항목별 작성법도 함께 확인하실 수 있습니다.

직원들의 월급을 지급할 때 반드시 급여명세서(지급명세서)를 함께 교부하여 전달해야 하는데요. 만약 제대로 교부하지 않는 경우 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료를 납부해야 합니다. 따라서 급여명세서 교부가 자율적인 선택이 아니라 필수로 교부해야할 서류라는 점을 꼭 인지하시면 좋겠습니다.

그렇다면 관련 서식은 어디에서 구할 수 있을까?

1. 고용노동부 급여명세서 서식 다운로드

고용노동부 급여명세서 교부 의무화와 관련하여 공시된 페이지에서 첨부되어 있는 설명자료나 적송 예시 파일로 직접 다운로드하실 수 있습니다. 하지만 귀찮으신 분들을 위해 수정되지 않는 원본 파일을 기반으로 별도의 파일로 만들어 업로드를 해드리겠습니다.

• 고용노동부에서 제공하여 가장 많이 사용되는 표준 급여명세서 서식 원본 파일입니다.
• 위 작성 예시처럼 직원 정보를 입력하고 지급과 공제 사항이 있는 세부내역을 작성한 다음 하단에 계산 방법을 작성합니다.
• 하단의 다운로드 버튼을 통해 원본 파일로 저장하실 수 있습니다.

▲ 문서 프로그램 내에서 작성이 가능한 한글 hwp 파일과 바로 프린트하여 출력(인쇄)할 수 있는 pdf 파일 순으로 첨부되어 있습니다.

+ 만약 워드(word)나 엑셀 파일로 찾으신다면 ‘고용노동부 임금명세서 양식 hwp pdf word 무료 다운‘ 페이지로 바로 이동하셔서 엑셀, 워드 버튼으로 저장하시면 됩니다. (다운로드 경로 및 샘플 예시 설명에 대해서 자세하게 다루었음)

+ 혹시라도 4대보험 자동으로 계산되는 엑셀 파일로 찾으신다면 2026년 보험요율을 적용한 ‘4대보험 계산되는 월급명세서 엑셀 양식‘ 페이지로 방문하시면 됩니다.

2. 고용노동부 급여명세서 작성법 (항목별 작성방법)

개정된 근로기준법 설명자료 공문의 원문 내용을 정리하고 덧붙여 핵심 포인트를 각 문단별로 설명드리겠습니다.

① 임금 항목과 지급액

– 임금을 구성하고 있는 모든 항목에 대해 기재

– 기본급, 연장근로수당, 가족수당, 식대, 직책수당 등 매월 정기적으로 지급하는 항목 기재

– 명절상여금, 성과금 등 격월 또는 부정기적으로 지급하는 항목이 있는 경우에도 해당 항목 모두 작성

– [작성례 4-1]과 같이 매월 지급되는 항목과 격월‧부정기적으로 지급하는 항목을 구분하여 작성하는 것이 바람직함

임금을 구성하고 있는 기본급과 각종 수당, 식대 등 매월 지급하고 있는 항목을 기재해야 합니다. 이때 매월 지급되는 항목과 정기적으로 지급되지 않는 항목들을 구분하여 작성하는 것을 추천합니다.

② 공제 항목과 공제액

– 법 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 그 항목과 금액을 기재. 예) 근로소득세, 4대 보험료, 조합비 등

– 공제 항목과 항목별 금액만 기재하면 되며, 근로소득세 세율, 사회보험의 보험요율에 대해서는 관련 법률에서 규정하고 있으므로 그 계산방법을 기재하지 않더라도 무방

임금 중에서 공제되는 부분이 있다면 그 항목을 근로소득세, 4대보험료, 조합비 등으로 작성해야 하며 보험요율은 기재하지 않아도 된다고 하네요.

③ 계산 방법

– 임금의 구성항목별 금액이 어떻게 산출되었는지, 산출식 또는 산출방법을 작성하되, 추가적인 정보 확인 없이 근로자가 바로 알 수 있도록 구체적인 수치를 포함한 산출식을 적을 것. 예) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5

– 임금 구성항목별 계산방법은 임금명세서에 별도로 작성란을 마련하여 기재할 수도 있고, 해당 임금항목란에서 그 계산방법을 기재하더라도 무방함

– 임금명세서 일괄 작성 등 편의를 위해 취업규칙이나 근로계약서 등에 기재된 기본적인 계산방법을 공통적으로 기재하고, 계산에 필요한 정보를 별도로 기재하는 것도 가능함 [작성례 4-2 참고]

– 모든 임금 항목에 대한 산출식 또는 산출방법을 기재할 필요는 없으며, 출근일수‧시간 등에 따라 금액이 달라지는 항목에 대해서만 계산방법을 작성

< 예 시 >

㉮ 사업장에 출근한 경우에만 지급(재택근무시에는 미지급)되는 통근수당 또는 식대의 경우 출근일수 기재

㉯ 월 15일 이상 근무 등의 조건으로 지급되는 임금항목의 경우 해당 지급요건 충족 여부 등

㉰ 일‧숙직수당의 경우 그 일수 기재

㉱ 연장‧야간‧휴일수당의 경우 해당되는 근로시간 수를 기재

계산 방법 칸에는 산출방법을 작성하되 임금명세서 서식 칸 내에 별도로 작성할 수도 있고 임금항목란에 계산 방법을 함께 기재하는 것도 가능하다고 합니다.

또한 출근일수나 시간 등에 대따라 달라지는 항목에 대해서만 계산 방법을 작성하라고 안내되어 있네요.

– 정액으로 지급되는 임금 항목은 계산방법을 작성하지 않아도 됨. 예) 매월 10만원씩 고정적으로 지급되는 식대는 계산방법을 별도로 기재할 필요가 없으나, 근로일수에 따라 일당 7천원씩 지급되는 식대의 경우 계산방법에 ‘18일(근로일수)x7,000원’과 같이 작성

– 연장‧야간‧휴일 근로를 하는 경우 추가된 근로시간에 대한 임금 이외에 가산수당이 발생하므로, 실제 연장‧야간‧휴일 근로시간 수를 포함하여 계산방법을 작성. 예) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5

– 연장 및 휴일근로의 경우 소정근로시간을 넘어 추가적인 근로에 해당하므로 통상임금의 1.5배를 지급해야 하나, 야간근로의 경우에는 소정근로시간에 해당하면 통상임금의 50%를 가산하여 임금을 지급

– 가족수당의 경우 가족수에 따라 지급금액이 달라진다면 계산방법에 가족 수 및 각각의 금액 등을 기재하는 것이 바람직. 예) ①부양가족 1인당 2만원, ②배우자 4만원, 직계존비속 2만원 등 (다만, 취업규칙이나 근로계약서에 특정 임금항목에 대한 지급요건이 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방)

또한 매월 같은 금액으로 지급되는 항목은 계산방법을 굳이 쓸 필요가 없으며, 연장근무나 휴일 근로는 통상 임금의 1.5배로 지급해야 한다고 나와있습니다.

가족수당의 경우 가족수에 따라 지급되는 금액이 달라지는 경우에는 가족수 및 각각의 금액 등을 함께 기재하라고 나와있네요.

④ 연장근로시간수

– 해당 월의 실제 근로한 연장근로시간 수를 기재

* 상시 5인 이상 사업장의 경우 통상임금의 50%를 가산하여 근로자에게 지급(연장근로 관련 총지급액: 통상임금의 150%)

* 상시 5인 미만 사업장 및 농수축산업의 경우 해당 근로시간에 따른 통상임금의 100%를 지급하더라도 법 위반은 아님

연장근로시간 수는 5인 이상인 통상 임금의 50%를 가산하고 5인 미만은 100%(원래 지급되는 금액)로 지급하더라도 법을 어긴거는 아니라고 하네요.

⑤ 야간근로시간 수

– 오후 10시부터 다음날 오전 6시 사이에 근로를 한 경우 해당 근로시간을 기재

* 상시 5인 이상 사업장의 경우 통상임금의 50%를 가산하여 지급

50% 가산하는 야간 근로시간 수는 밤 10시부터 다음날 오전 6시까지이네요.

⑥ 휴일근로시간 수

– 휴일에 근로한 시간 수 기재

※ 상시 5인 이상 사업장의 경우 하루 8시간 이내 휴일근로는 통상임금의 50%를 가산하며, 8시간을 초과한 휴일근로는 통상임금의 100%를 가산하여 지급(휴일근로 관련 총지급액: 통상임금의 150% 또는 200%)

< 야간근로 관련 임금명세서 기재요령 >

• 소정근로시간이 아닌 시간에 근로를 제공하는 연장근로 및 휴일근로와 달리 야간근로는 소정근로시간 여부와 관계없이 발생할 수 있음
• 따라서, 사업장 편의에 따라 야간근로수당을 별도의 항목으로 구분하여 지급할 수도 있고 야간근로가 연장 또는 휴일근로에 해당할 경우에는 연장 또는 휴일근로수당에 포함하여 산정하는 것도 가능
• 야간근로가 연장근로에 해당하는 경우 : ① (해당 근로시간수 × 통상임금의 200%)를 연장근로수당으로 기재 또는 ② (해당 근로시간수 × 통상임금의 150%)를 연장근로수당으로 기재하고 (해당 근로시간수 × 통상임금의 50%)를 야간근로수당으로 기재 가능

휴일 근로시간은 당연히 휴일에 근로한 시간을 기재하면 되며 5인 이상 사업장은 하루 8시간 이내 50% 가산하고 8시간을 초과한 근로는 100%를 가산해서 지급하면 된다고 합니다.

각 항목별로 세부적인 내용들을 확인하기에는 역시 공문이 정답인 것 같네요.

너무 디테일하게 확인하여 머리가 복잡해지신 분들은 차라리 표준 서식을 그대로 사용하여 수당이나 직원정보 등 문구만 수정하셔서 작성하는 방법을 추천드립니다. (아래 4번 문단 참조)

3. 관련 임금명세서 양식 추천 (4대보험, 소득세 자동계산)

앞서 1번 문단에서도 짧게 설명을 드렸지만 만약 나는 급여명세서 서식을 직원별로 만드는데 많은 시간을 아끼고 싶다 하시는 분들이라면 위의 파일로 다운로드하시는 것을 추천합니다.

보시는 것처럼 직원정보를 입력한 후 직원을 선택하여 기본급과 수당을 입력하면 나머지 모든 항목들이 자동으로 계산되는 엑셀 파일입니다.

참고로 4대보험 요율(%)과 부양가족 수 대비 소득세 산정을 위한 간이세액표는 모두 2026년 기준 최신판으로 적용을 했습니다.

▲ 해당 엑셀 원본 파일입니다.

+ 사용 방법에 대한 자세한 메뉴얼은 ‘고용노동부 급여명세서 양식 엑셀 자동계산 다운로드‘ 페이지를 방문하시면 됩니다.

기타 관련 자료

• 급여지급명세서 양식 엑셀 hwp 6종 다운로드
• 아르바이트 근로계약서 양식 hwp 다운로드
• 일용직 근로계약서 양식 hwp 엑셀 다운 & 작성법
• 정규직 고용계약서 양식 다운로드 및 발급 기간
• 자동계산 한글 견적서 양식 word 샘플 8종 다운로드